Cultura começa no topo: o CEO das reuniões infinitas (e como consertar isso em 7 passos)

Valéria Boscardin
19 de ago.
5 min de leitura

Sua empresa atrasa porque as reuniões não têm regra, os papéis mudam toda hora e a cultura do “decide quem chegou primeiro” reina. Veja como diagnosticar e corrigir a raiz do caos com processos simples, governança e um Notion funcional.

Resumo rápido (para quem está no caos)

O problema não é o Notion nem a ferramenta. É a falta de processo e cultura mal definida pelo topo.
Reuniões sem pauta, sem dono e sem duração → tempo queimado e responsabilidades confusas.
Passo a passo no fim: governança, papéis (RACI/DRI), política de reuniões, fluxo de demandas, limites de trabalho e rituais simples.

Agora que você já sabe que precisa ler esse artigo pega um café, papel e caneta e lê estudando até o final! Se você não quiser ser o maior gargalo da sua empresa, é claro!

O caso real: “reunião quando eu quiser, pelo tempo que eu quiser”

Um CEO me procurou querendo “mudança real”. Comprou um template pronto no Notion achando que resolveria. Não resolveu. Cada colaborador dizia uma coisa sobre aprovação, responsáveis e prazos.

Diagnóstico: a estrutura não era o problema — a cultura e os processos que eram.

Quando entramos com uma Análise 360°, ficou claro:

Ele (CEO) não gostava de estrutura.
As reuniões aconteciam quando ele (CEO) queria, podiam durar horas (às vezes a madrugada), e a equipe perdia tempo que deveria ser usado produzindo.
Papéis misturados: responsável hoje, “quem decide” amanhã, ninguém sabia “quem faz o quê”.
A equipe pedia organização. O topo dizia que queria, mas não praticava.

Conclusão: organização que funciona não nasce de um template bonito. Ela nasce de comportamentos que viram rotina, que viram cultura.

O que está errado (e você talvez esteja fazendo também)

Reuniões sem propósito, pauta e dono. (“Vamos conversar e ver no que dá.”)
Sem duração definida e sem encerramento com próximos passos (tarefas sem responsável e prazo).
Papéis e aprovações flutuantes: cada dia um decide e no fim, ninguém decide nada.
Mudança de prioridade por voz mais alta, não por processo.
Ferramenta como “vitrine”, não como sistema nervoso central (decisões, prazos e definições fora do Notion).

Efeito dominó: atrasos, retrabalho, queda de qualidade, desmotivação e um “pede isso pra fulano” infinito.

7 passos práticos para você consertar isso agora na sua empresa (aplicáveis em empresas enxutas)

1) Defina o Sistema Nervoso Central (SNC)

Escolha um lugar oficial (recomendo Notion) onde tudo vive. Crie 5 áreas base:

Projetos (briefing, metas, status)
Tarefas (responsável, prazo, status, prioridade)
Agenda/Encontros (pauta, link, ata, decisões)
Processos/Playbooks (passo a passo do que se repete)
Log de Decisões (o que foi decidido, por quem, quando, por quê)

Regra: se não está no SNC, não existe. Sem exceção.

2) Papéis e autoridade claros: RACI/DRI

DRI (Directly Responsible Individual): quem responde pelo resultado.
RACI por projeto/processo:
- Responsável (executa)
- Autoridade/Approver (aprova/decide)
- Consultado (opina)
- Informado (acompanha)

Cada item tem 1 DRI. Sem “dupla titularidade”.

3) Política de Reuniões (as 5 Regras Maserati)

Propósito claro (decidir? alinhar? resolver impedimento?).
Pauta publicada no Notion até 24h antes.
Duração padrão: 25/50 minutos (timer ligado).
Participantes mínimos (só quem decide ou executa).
Saídas obrigatórias: decisões no Log + tarefas com DRI e prazo.

Reunião sem pauta → é e-mail. Reunião sem decisão → não se repete.

4) Fluxo de demandas (do pedido à entrega)

Desenhe um pipeline simples (no Notion/Kanban):

Intake (chegada padronizada do pedido com informações mínimas)
Priorizar (critério objetivo: impacto, esforço, prazo)
Executar (limite de WIP: cada pessoa trabalha em poucas coisas por vez)
Revisar/Aprovar (quem aprova? em quanto tempo?)
Entregar (link final + comunicação a quem precisa)
Aprender (o que melhoramos no processo?)

Coloque SLAs (prazos de resposta/aprovação) e quem decide cada etapa.

5) Limite de trabalho em andamento (WIP)

Gente boa sobrecarregada não entrega mais, entrega pior.

Defina quantas tarefas cada pessoa pode tocar ao mesmo tempo.
Para novas urgências, troque prioridade, não empilhe.

6) Rituais leves (sem teatro corporativo)

Daily 10 min (bloqueios, prioridade do dia, quem ajuda quem).
Weekly 30–45 min (status dos projetos, decisões, próximos passos).
Monthly 60 min (métricas, gargalos, melhorias no processo).

Sem pauta, não acontece. Sem decisões registradas, não existiu.

7) Medir o que importa (e só isso)

Lead time (da entrada à entrega).
% de atrasos (por área/processo).
Throughput (itens entregues/semana).
Taxa de retrabalho.
Tempo em reunião por pessoa (e redução ao longo do mês).

Métrica serve à decisão. Se não muda comportamento, é enfeite.

Tabela prática: reuniões que drenam x reuniões que entregam

Situação velha (caos)	Como fica (funciona)
“Vamos falar rapidinho?” → 1h30 sem decisão	Agenda publicada + 25/50 min + decisão registrada
8 pessoas “pra acompanhar”	Só quem decide e quem executa
Próximos passos “no ar”	Tarefas com DRI + prazo no Notion
Aprovação some	Approver definido com SLA
Volta do tema toda semana	Log de decisões evita reabrir assunto

Check-list de implantação (7 dias)

Dia 1: Publicar Política de Reuniões + criar Log de Decisões no Notion.

Dia 2: Mapear 5 principais processos e definir DRIs.

Dia 3: Implementar Intake padrão de demandas (form simples).

Dia 4: Subir painéis: Projetos, Tarefas, Agenda, Processos, Decisões.

Dia 5: Limite de WIP e critério de priorização (pontuação simples).

Dia 6: Iniciar rituais (Daily e Weekly) com pauta.

Dia 7: Rodar a primeira retrospectiva: o que já melhorou, o que ajustar.

Objeções comuns (e respostas diretas)

“Vai engessar.” → Não. Engessa é não decidir. Processo bom destrava.
“Perco agilidade.” → O que tira agilidade são reuniões eternas e papéis confusos.
“Minha equipe resiste.” → Ela já está pedindo organização. Dê clareza e ferramenta usável.
“Não tenho tempo pra isso.” → Você já gasta esse tempo no caos. Invista uma semana pra parar de pagar “imposto operacional” todo mês.

Conclusão (sem rodeio)

Ferramenta bonita não salva cultura fraca. Cultura se prova no calendário: o que você repete vira padrão. Se o topo não pratica, ninguém pratica.

Comece pela governança, limpe as reuniões, dê dono às coisas e registre as decisões no mesmo lugar — todo dia.

Se você quer sair do “reunião infinita” para empresa previsível e lucrativa, implemente os 7 passos acima ou acelere com uma estrutura pronta para sua realidade: CEO Freedom System (Notion + processos + rituais + métricas) e Análise 360° para achar os gargalos que você não está vendo.

Quer clareza em 15 dias? Me chama e eu e minha equipe desenhamos seu SNC no Notion, definimos a governança e treinamos sua equipe pra rodar sem você ser o gargalo.

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